Styring af udestående

Lær, hvordan du kan følge op på og håndtere klinikkens udestående.

For at få et overblik over udeståender, skal du i menuen til venstre klikke på <Udskrifter>. Herfra bliver du sendt videre til den side, hvor du kan se og administrere betalinger og restancer.

Hvis du vælger udskriften 'Restanceliste', får du et overblik over, hvem der har restance hos jer. Som kriterie for denne udskrift skal du angive, hvilken periode der skal vises udeståender for. Dette gøres under feltet <Vælg periode>.

Hvis du anvender dagsdato, udskrives den samlede totale saldo – det vil sige både fakturaer, der endnu ikke er betalt, og ydelser, der ikke er faktureret. Hvis du derimod kun ønsker at se de ikke-fakturerede ydelser, kan du vælge udskriften 'Ej Faktureret'.

Angiver du en ”til dato” længere tilbage i tid, vil udskriften vise de skyldige beløb, der allerede er blevet faktureret.

Oversigt over udestående fakturaer

Ved at klikke på <Faktura> i menuen til venstre og derefter klikke på <Skyldige/Faktura>, vises en liste med udestående fakturaer, hvor betalingsfristen er overskredet i forhold til den dato, der er angivet i søgefeltet 'Forfald per'.

Listen er sorteret, så de fakturaer, der er forfaldet først, vises øverst (se nedenstående billede). Hvis klinikken har flere regnskaber, kan du søge efter eller vælge et specifikt regnskab.

Anvendelse af betalings-ID

Hvis man har fået oprettet et debitornummer hos banken/PBS, kan systemet udskrive et betalings-ID, som gør det muligt at identificere fakturaen 100 %. Det 15-cifrede betalings-ID er sammensat på følgende måde:

[7 cifre til fakturanummer] + "0" + [de sidste 6 cifre af kundenummeret] + [kontrolciffer]

Disse oplysninger kan bruges til at finde kunden i systemet. Hvis man i søgebilledet skriver "K" + kundenr. eller "F" + fakturanr., kan kunden eller fakturaen hurtigt lokaliseres.

Rykkere

Ved at klikke på knappen <Faktura> på en patients stamkort får du mulighed for at vælge følgende udskrift: 'Kontoudtog'.

Kontoudtoget kan downloades og udskrives. Det giver et samlet overblik over ydelser og indbetalinger, som vist på billedet nedenfor (eksemplet er vejledende). Udskriften kan bruges som en rykker til patienten.

Rykkernummer på faktura

Når du skal sende rykkere ud, drejer det sig oftest om rykkernr. 1, 2 og 3. I ClinicCare skal du selv ind og oprette taksterne for de tre separate rykkernumre. Det gør du ved at klikke på Indstillinger → Prisliste i menuen i venstre side. Her klikker du på <Tilføj ny pris>. Herefter åbnes følgende vindue:

Her kan du – på samme måde som når du opretter nye behandlinger i prislisten – oprette priser for de rykkere, du vil have tilgængelige. Du skal udfylde følgende felter:

Kode: En entydig kode (vær sikker på at vælge en kode, der ikke allerede eksisterer). Koden skal indeholde mindst ét bogstav for at undgå konflikter med koder, som regionen eller danmark anvender.

Gruppe: Den gruppe, som ydelsen skal placeres under, når den tilføjes en konsultation.

Enhed: Angiver, hvilken type ydelse der er tale om.

Når alle felter er udfyldt, skal du til sidst klikke på <Tilføj prisperiode>. Herefter åbnes vinduet nedenfor.

Her udfylder du prisen på ydelsen samt den periode, den skal gælde for, og klikker derefter på <Gem/Luk>. Når du har gjort dette, vil ydelsen automatisk blive vist sammen med de øvrige priser, du har oprettet i prislisten.

For at finde priserne går du ind på patienten og klikker på <Tilføj konsultation>. Som eksempel kan du i billedet nedenfor se, at der er oprettet en Rykker 1.

Så vælger du den og klikker på <Tilføj>. Herefter vil du kunne se, at den nu fremgår under patientens behandlinger som en ydelse, der skal betales for.

Denne ydelse kan nu faktureres på samme måde som andre ydelser. Klik på Faktura → Ikke-faktureret, markér den ydelse, der skal faktureres, og klik derefter på <Opret faktura>. Når du har gjort det, åbnes vinduet nedenfor.

Her skal du udfylde feltet 'Rykker-nr.' og vælge det relevante rykker-nr. Ydelsen er placeret under dette felt, og du kan vælge mellem Rykker 1, Rykker 2 og Rykker 3. Det valgte nummer vil fremgå som overskrift på fakturaen i dit system.

Betalingsfrister

ClinicCare arbejder som standard med to betalingsfrister:

1. 10 dage for privatpersoner

2. 30 dage for andre betalere (fx firmaer, kommuner m.fl.)

Vi anbefaler, at man anvender så få forskellige betalingsvilkår som muligt. Hvis man dog har en kunde, der ønsker andre vilkår, er der mulighed for at oprette flere betalingsvilkår.

Kontakt EG ClinicCare for at få hjælp til oprettelse af disse

Når klinikken har fået oprettet flere vilkår i ClinicCare, kan man vælge mellem dem på hver enkelt 'Anden betaler'. For at angive, hvilke vilkår en Anden betaler skal have, åbnes patientens sag, og man bruger søgefeltet til at finde den relevante betaler. Dette gøres ved at åbne patienten og gå ind under stamkortet, hvor du finder <Anden betaler>.