Opret, ret, udskriv og send faktura
Lær, hvordan du opretter, retter, udskriver og sender fakturaer i ClinicCare – både til klienter og andre betalere.
Fakturaoversigt
Hvis en klient har et udestående beløb, og du ønsker at sende en faktura — eller blot vil udskrive en faktura til dit eget regnskab — kan du klikke på <Faktura> nederst midtfor i klientvinduet.
Når du klikker på <Faktura>, åbnes et nyt vindue med en oversigt over eksisterende fakturaer. Her skal du være opmærksom på, at der findes to faner: 'Eksisterende faktura' og 'Ikke-faktureret'
Når der er oprettet en konsultation til klienten, vil ydelsen blive vist under 'Ikke-faktureret'. Klik på denne fane for at se en oversigt over ydelser, der endnu ikke er blevet faktureret — dvs. ydelser, der ikke tidligere er blevet betalt eller udskrevet på en faktura.
Opret faktura
For at oprette en faktura skal du klikke på den ydelse, der skal faktureres, og derefter vælge <Opret Faktura>. Herefter kan du finde fakturaen under fanen 'Eksisterende faktura'.
Ret eksisterende faktura
Når du befinder dig under fanen 'Eksisterende faktura', åbnes et vindue, hvor du kan rette fakturaens <Egenskaber>. Her kan du også tilføje en 'Vedr./note', som vises på fakturaen, hvis den skal sendes til 'Selvbetaler' eller 'Anden betaler'.
Udskriv faktura
Fakturaen kan udskrives ved at markere den ønskede faktura og klikke på <Udskriv faktura>. Udskriften kan også bruges som kvittering til patienten for den aktuelle betaling. Hvis du klikker på <Gem/luk>, vender du tilbage til oversigten over eksisterende fakturaer, hvor du ligeledes kan udskrive den ønskede faktura.
Send faktura pr. e-mail
ClinicCare kan automatisk sende en e-mail til klienten med fakturaen vedhæftet som en PDF-fil. Ved 2. og 3. rykker sender systemet desuden en SMS til patienten, hvis der er registreret et mobilnummer.
For at kunne sende en faktura via e-mail skal patientens e-mailadresse være udfyldt i stamkortoplysningerne. E-mails sendes normalt via ClinicCare’s server, så de ikke fremgår i klinikkens eget mailsystem. Hvis en mail ikke kan leveres, returneres den til klinikkens e-mailadresse. Derfor skal feltet <E-mail> under Indstillinger → Klinik være udfyldt for alle klinikker.
Det er gratis at sende op til 100 e-mails pr. måned pr. klinik. Herefter koster det 0,25 kr. ekskl. moms pr. e-mail. Der er ingen garanti for, at e-mailen bliver leveret — spamfiltre hos modtageren kan betyde, at beskeden ikke bliver set. Derfor anbefaler vi, at man kontakter modtageren telefonisk, hvis betalingen udebliver efter gentagne henvendelser.
Den e-mail, der sendes, har følgende opbygning (ønskes en anden tekst, kan den tilpasses): I emnefeltet vil der stå: Faktura [fakturanummer] fra [kliniknavn]
Brødteksten indledes med Kære [Patientnavn], efterfulgt af en tekst, der afhænger af, om der tidligere er blevet rykket for betaling. I fakturaens egenskaber kan du under feltet <Rykker> angive, hvor mange gange patienten er blevet rykket (se nedenfor).
Rykker = 0 → "Der er vedhæftet en faktura til denne e-mail."
Rykker = 1 → "Den vedhæftede faktura er tidligere blevet fremsendt. Din betaling kan have krydset denne e-mail."
Rykker = 2 → "Den vedhæftede faktura er tidligere blevet fremsendt to gange. Din betaling kan have krydset denne e-mail."
Rykker = 3 → "Den vedhæftede faktura er tidligere blevet fremsendt tre gange. Din betaling kan have krydset denne e-mail. Hvis betaling stadig ikke er modtaget, vil sagen blive overdraget til retslig inddrivelse."
Mailen afsluttes med:
"Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at tage kontakt via. tlf./mail."
Derefter tilføjes signaturen fra Indstillinger → Klinik. Hvis der ikke er angivet en signatur, kan følgende bruges:
Med venlig hilsen
[Navn på klinikken]
[Adresse på klinikken]
[Postnr. og by]
[Tlf. på klinikken]
Når fakturaens indhold og e-mailtekst er fastlagt, kan selve fakturaen sendes direkte fra ClinicCare. Dette kan gøres fra to forskellige steder i systemet, som vist herunder.
Fra klientens stamkort
Klik på <Faktura>-knappen i patientens stamkort, hvorefter fakturaen kan markeres.
Fra fakturamodulet i menuen
Hvis du klikker på <Faktura> i menuen til venstre, åbnes et vindue, hvor du kan søge efter fakturaer og markere den, der skal mailes. I kolonnen 'Sendt' kan du se, om fakturaen tidligere er blevet sendt. Der vises et ”@”-symbol, hvis patienten har en registreret e-mailadresse, og hvis fakturaen endnu ikke er blevet mailet, kan den sendes herfra.
Last updated