> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://manual-egcliniccare.eghealthcare.dk/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://manual-egcliniccare.eghealthcare.dk/kom-i-gang-med-systemet/30-mest-stillede-sporgsmal.md).
# 30 mest stillede spørgsmål
Få svar på de 30 spørgsmål, som brugere oftest stiller om EG ClinicCare. Emnerne er listet i alfabetisk rækkefølge, eller du kan finde dem i oversigten til højre.
## Breve
Hvor kan jeg finde breve, jeg allerede har åbnet?
Hvis du modtager breve/henvisninger, der er relateret til en klient, vil systemet automatisk overføre brevet til klientens stamkort, så du kan åbne brevet der. Derudover så vil breve/henvisninger også vises i 'Indbakken', som kan ses i menupunktet til højre. Hvis der er ulæste breve i indbakken skrives 'Ny post'. Når du åbner indbakken vises som standard \
'Ej læste breve' - du kan øverst til højre søge efter tidligere modtagne breve eller f.eks. få vist de sidste X antal breve. Når du åbner et ulæst brev, så vil systemet automatisk sætte brevet til at være læst
## Behandlerbooking
Hvordan opsætter jeg behandlerbooking i ClinicCare?
For at opsætte en bruger til Behandlerbooking, skal følgende trin gennemføres:
**1. Registrér arbejdstider**
* Gå til **Indstillinger → Brugere**.
* Sørg for at behandlerens arbejdstider er korrekt registreret.
**2. Angiv online bookingtider**
* I samme menu angiver du hvornår behandleren skal være tilgængelig for online booking via Behandlerbooking.
**3. Tilføj konsultationstyper**
* Gå til **Indstillinger → Kalender → Tilføj ny konsultationstype**.
* Udfyld de relevante oplysninger for konsultationen.
* Gør konsultationstypen **aktiv**.
* Under fanen **Beh. book** vælger du om det er en **første konsultation** eller en **opfølgende konsultation**, så den vises korrekt i online booking.
**4. Tilmeld klinikken til Behandlerbooking**
* Gå til **Indstillinger → Tilmeldinger**.
* Vælg aftaletype og klik på **Tilføj**.
* Udfyld følgende felter: CVR-nr., Klinik (skriv "1" hvis du kun har én klinik) og Startdato.
Når ovenstående trin er gennemført, vil brugeren være klar til at blive booket online via Behandlerbooking.
## Epikriser
Hvordan finder jeg eller retter modtageren på en epikrise – fx hvis den skal sendes til en anden afdeling eller EAN-adresse?
*(Trin 1 kan springes over, hvis epikrisen allerede er åben.)*
1. Gå til klientens sag, find epikrisen og klik på den lille **notesblok** yderst til højre i linjen for at åbne den.
2. Øverst til venstre ses **modtagerfeltet** – klik på den lille **lup** ved siden af.
3. I det vindue der åbnes, indtast **EAN-nummer** eller **gadenavn** på den ønskede modtager.
4. Klik på **lup-ikonet** til højre for tekstfeltet for at søge.
Tryk ikke Enter på tastaturet – det giver en fejlbesked om manglende valg af modtager.
5. Klik på linjen med den ønskede modtager for at markere den.
6. Klik på **Vælg** for at bekræfte valget.
## Faktura
Hvordan laver jeg en kreditnota?
Følg disse trin for at oprette en kreditnota:
1. **Gå til Klienter** i venstre menu i ClinicCare.
2. **Find klienten** ved hjælp af søgefeltet.
3. **Åbn stamkortet** ved at klikke på klientens navn.
4. **Find konsultationen** du ønsker at kreditere.
5. **Markér konsultationen** ved at klikke på den – den bliver grå når den er markeret.
6. **Klik på Slet markerede** – knappen findes lige ved siden af **Opdater**.
Systemet opretter nu automatisk en kreditnota for den markerede konsultation.
***
**Alternativ metode**
Skulle ovenstående ikke fungere, kan du oprette en kreditnota manuelt:
1. Klik på **Tilføj Kons.**
2. Find tilsvarende ydelseskode.
3. Skriv **-1** i **Antal**-feltet.
4. Klik på **Tilføj**.
Kan jeg slette en behandling uden at oprette en kreditnota – og hvordan gør jeg det?
Følg disse trin for at fjerne en konsultation fra en klient:
1. **Gå til Klienter** i venstre menu i ClinicCare.
2. **Søg og vælg klienten** ved hjælp af søgefeltet øverst.
3. **Find konsultationen** og klik på den blå pil under **Ret** ud for den konsultation du vil slette.
4. **Sæt følgende felter til 0:**
* Sygesikringsandel
* Anden betaler
* Klientandel
* Heraf moms i alt
* Fakturanummer
5. **Klik på Gem/Luk.**
6. **Åbn konsultationen igen** og klik på **Slet** nederst.
{% hint style="warning" %}
Når du har slettet konsultationen, fjernes den helt fra klientens historik.
{% endhint %}
Hvordan sender jeg en PSYK 125-vurdering via ClinicCare?
**Send vurderingen som PDF**
Hvis du har oprettet vurderingen i ClinicCare, kan du sende den som PDF via sikker mail:
1. Find vurderingen i klientens sag og klik på den lille **notesblok** yderst til højre i linjen for PSYK 125.
2. Klik på **Udskriv** øverst i dokumentet for at gemme vurderingen som PDF.
3. Send PDF'en via sikker digital post, fx via [Virk.dk – Digital Post](https://www.virk.dk) eller [e-Boks.dk](https://www.e-boks.dk).
{% hint style="warning" %}
Sørg altid for at modtageren har adgang til sikker digital post, inden du sender.
{% endhint %}
***
**Send fakturaen**
1. Gå til fanen **Anden betaler**.
2. Klik på **luppen** for at søge efter en modtager.
3. Vælg modtageren:
* Klik på den ønskede modtager
* Klik på **Vælg**
* Afslut med **Gem og luk**
4. Opret fakturaen:
* Gå til **Faktura → Ikke faktureret**
* Markér PSYK-vurderingen
* Klik på **Opret faktura**
5. Klik på **Send faktura** for at sende.
Hvorfor ses der en restance på min sygesikringsafregning – og hvorfor er der difference mellem hvad jeg har fået udbetalt og hvad der står i ClinicCare?
En restance skyldes typisk at betalingen fra regionen endnu ikke er registreret i systemet. For at registrere betalingen skal du bruge stamkortet **Sygesikringen/Regionen**. Klik på **Betaling** og indtast oplysningerne om det beløb du har modtaget fra regionen. Når betalingen er registreret, vil restancen forsvinde.
Der kan være flere grunde til en difference mellem det udbetalte beløb og det der vises i ClinicCare:
***
**Scenarie 1 – Sygesikringspakken viser et højere beløb end det udbetalte**
Sygesikringspakken under **Forsendelser → Sygesikring** er et live-system. Hvis der oprettes en ny konsultation med en behandlingsdato inden for pakkens gyldighedsperiode *efter* pakken er sendt, vil den stadig blive vist i pakken – selvom den faktiske faktura og afregning er korrekt.
For at se det korrekte og endelige beløb indsendt til regionen anbefales det at bruge stamkortet **Sygesikringen/Regionen**. Det finder du ved at søge på det, ligesom du ville søge efter en klient.
***
**Scenarie 2 – En eller flere konsultationer er blevet afvist af regionen**
Hvis regionen har afvist én eller flere indberettede konsultationer, kan det også forklare differencen. Du skal i så fald rette i de pågældende konsultationer. Bemærkninger fra regionen om afviste ydelser kan ses direkte på de enkelte afvisninger.
Hvordan får jeg vist alle skyldige/forfaldne fakturaer?
1. Klik på **Faktura** i menuen under **Forsendelser** i venstre side af skærmen.
2. Vælg fanen **Skyldige/Forfalden** øverst i billedet.
Du får herefter en oversigt over alle fakturaer der er forfaldne og endnu ikke betalt.
Kan I tjekke, om min faktura til Danmark er sendt?
Din faktura er sendt til Sygeforsikring Danmark, hvis der vises et **grønt DK** ud for konsultationen i ClinicCare. Det grønne DK indikerer at oplysningerne er sendt korrekt fra systemet.
Har du spørgsmål vedrørende udbetaling eller behandling af din sag, anbefales det at kontakte **Sygeforsikring Danmark** direkte:
* **Telefon:** 70 10 90 70
* **Hjemmeside:** [sygeforsikring.dk](https://www.sygeforsikring.dk) *(log-ind kræves for at sende e-mail)*
Hvad gør jeg med en returregning, når der er en anden åben henvisning?
Tjek om der er en tidligere henvisning der ikke er opbrugt. Findes der en sådan, kan konsultationerne flyttes over på denne henvisning.
**Flyt konsultationer til en anden henvisning**
1. Gå ind på den sag du vil flytte konsultationer fra.
2. Klik på **Ret** (blå pil) ud for den konsultation der skal flyttes.
3. Klik i feltet **Sag**.
4. Vælg den henvisning du vil flytte konsultationen til.
5. Klik på **Gem/Luk**.
6. Gentag for de resterende konsultationer du vil flytte.
**Gensend konsultationerne til regionen**
7. Gå til **Sygesikring**.
8. Åbn den ikke-sendte periode.
9. Klik på **Tilføj gammel kons.** nederst til højre.
10. Søg klienten frem på fødselsdato eller CPR-nummer.
11. Markér de ydelser der skal gensendes og klik på **Vælg**.
12. Når alt ser korrekt ud, send perioden til regionen.
Hvordan kan jeg se, om en faktura er blevet sendt til forsikringsselskabet – og hvornår den blev sendt?
1. Gå ind på **patientens** eller **forsikringens stamkort**.
2. Klik på fanen **Faktura**.
3. Du får en oversigt over alle eksisterende fakturaer med følgende kolonner: **Fakturanr. – Dato – Udskrevet – Sendt – Total – Restance – Rykker nr. – Rykkedato**
4. Er fakturaen sendt, vil der stå en **dato under kolonnen Sendt** – det er datoen for afsendelse.
Hvorfor står min faktura som delvist betalt, når der ikke er registreret nogen betaling?
Dette skyldes typisk at en betaling ikke er koblet direkte til den relevante faktura. Når betalinger – særligt fra forsikringsselskaber – ikke tilknyttes korrekt, kan det medføre dobbeltregistreringer, forkerte restancer og urigtige saldi.
{% hint style="warning" %}
Forsikringsselskaber fungerer ofte som fællesbetalere for flere klienter. Systemet kan ikke automatisk afgøre hvilken faktura betalingen tilhører – derfor er det vigtigt at du manuelt angiver den korrekte faktura når du registrerer betalinger.
{% endhint %}
**Sådan registrerer du betalingen korrekt**
1. Gå til **anden betalers stamkort**.
2. Vælg fanen **Betalinger**.
3. Find den relevante betaling.
4. Markér den faktura betalingen skal knyttes til *(ét klik er nok – undgå dobbeltklik)*.
5. Klik på **Gem betaling**.
***
**Er betalingen allerede registreret forkert?**
* Gå til **anden betalers stamkort**.
* Vælg fanen **Betalinger**.
* Fjern alle betalinger der ikke er knyttet til en faktura.
* Registrér betalingerne på ny og markér den korrekte faktura.
* Klik på **Gem betaling**.
Hvorfor står der 0 kr. på min faktura, eller hvorfor kan jeg ikke udskrive den?
Hvis en faktura allerede er oprettet, må du **ikke** ændre fakturamodtageren direkte og genbruge fakturanummeret – det vil ødelægge fakturaen og gøre at den ikke længere kan åbnes.
Følg i stedet disse trin for at flytte fakturanummer og beløb korrekt til den rette betaler:
1. Klik på **Faktura → Egenskaber / Send faktura**.
2. Klik på **lup-ikonet** i feltet **Modtager**.
* Klik på **Vælg patient** – eller vælg forsikringsselskabet hvis det er en anden betaler.
* Klik på **Gem/Luk**.
3. Beløbet og fakturanummeret flyttes nu korrekt over på den valgte modtager.
Hvordan ændrer jeg betalingsfristen på en eksisterende faktura i ClinicCare?
1. Gå til **Klienter** i venstre menu.
2. Søg og vælg den relevante klient.
3. Åbn stamkortet og klik på **Faktura** for at se oversigten.
4. Klik på **Egenskaber / Send faktura**.
5. Ændr **betalingsfristen** til den ønskede dato.
Ændringen gemmes automatisk når du sender eller lukker fakturaen.
## Forsikring/Sygesikring
Hvordan registrerer jeg betaling fra forsikring eller anden betaler?
1. Når du modtager en betaling der henviser til et fakturanummer (fx Faktura 1234), skal du fremsøge den relevante faktura.
2. Indtast fakturanummeret i søgefeltet hvor du normalt søger efter klienter – skriv fx **f1234**.
3. Du vil nu få vist både klienten og den tilknyttede **anden betaler** i søgeresultaterne. Klik på anden betaleren.
4. Klik på knappen **Betaling**.
5. I det nye vindue finder du den faktura betalingen vedrører.
6. Klik én gang på den relevante linje så den markeres med grå baggrund.
7. Vælg **betalingsdato** og **betalingsmåde** i felterne.
8. Afslut ved at klikke på **Gem betaling**.
Hvordan opsætter jeg afregning med PenSam/Danica i ClinicCare?
1. Gå til klientens stamkort og sæt feltet **Indberet til DK** til **Ja, andre**.
2. Gå til fanen **Anden betaler** og klik på **lup-ikonet** ud for **Regningsmodtager**.
3. Klik på fanen **Forsikringsselskab**.
4. Vælg **PenSam via Danmark** eller **Danica via Danmark** *(disse er allerede oprettet)*.
5. Tilføj konsultationen *(beløbet vil blive vist under **Andre**)*.
6. Fakturer konsultationen – den bliver herefter automatisk indberettet ved næste afregningskørsel.
Kan I hjælpe med at finde den rette DK-kode?
Vi kan desværre ikke vejlede i hvilken DK-kode der skal benyttes. Vi henviser til **D-service.dk**, som er et selvbetjeningsområde for behandlere hvor du bl.a. kan indberette regninger og skrive til Danmark.
Kontakt Sygeforsikring Danmark direkte for vejledning om hvilken DK-kode der skal anvendes til de forskellige ydelser:
* **Telefon:** 33 46 26 00
* **Mail:** via [D-service.dk](https://www.d-service.dk) *(kræver login)*
Hvorfor kan jeg ikke se aftaler eller behandler for Tryg/Pension Danmark?
Hvis Tryg/Pension Danmark ikke kan se behandlerens ledige tider, kan det skyldes én af følgende årsager:
**1. Kalenderen er fuldt booket**
Tjek behandlerens kalender for at sikre at der stadig er ledige tider i den ønskede periode. Hvis kalenderen er fuldt booket, vil der ikke blive vist ledige tider.
**2. Ingen aktive konsultationstyper med korrekte oplysninger**
* Gå til **Indstillinger → Kalender → Konsultationstyper**.
* Sørg for at de relevante konsultationstyper er oprettet og sat som **aktive**.
* Tjek at konsultationstyperne er korrekt konfigureret så de kan bookes via Tryg/Pension Danmark – herunder de rigtige bookingindstillinger og synlighed.
Hvordan sætter jeg systemet op til at afregne med Sygeforsikringen Danmark?
For at kunne afregne med Sygeforsikringen Danmark skal du først være registreret som behandler med et **DK-ydernummer**.
**Opsætning per klient**
1. Gå til klientens **stamkort**.
2. Sæt feltet **Indberet til DK** til **Ja, medlem**.
3. Fakturer behandlingerne via **Faktura → Ikke-faktureret → Opret faktura**.
Konsultationerne indberettes herefter automatisk til Danmark – så længe der oprettes en faktura for hver konsultation.
**Tjek indberetningen**
Du kan kontrollere om konsultationerne er med i næste afregning ved at gå til: **Forsendelser → Danmark → Åbn den øverste pakke med status 'Ikke sendt'**
Hvis opsætningen er korrekt, bør konsultationerne fremgå her.
Hvordan gensender jeg en sygesikringsafregning?
1. Gå til **Forsendelser** i venstre sidemenu og udvid den så du kan se **Sygesikring**.
2. Klik på **Sygesikring** og åbn pakken med status **Ikke sendt** *(som regel den øverste)*.
3. Klik på **Tilføj gammel kons.**
4. Søg klienten frem via CPR-nummer eller navn.
5. Find den ønskede konsultation og klik på **Vælg**.
6. Konsultationen tilføjes nu til pakken og vises med **grøn markering** – den er klar til afsendelse.
## Journal
Hvordan udskriver jeg et journalnotat fra systemet?
1. Skift til **Listevisning** ved at klikke øverst i journalmodulet for at ændre visningen fra Typevisning til Listevisning.
2. Klik på **Printerikonet** i venstre side.
3. Sæt flueben ved de journalnotater du vil udskrive.
4. Klik på **Print valgte** til højre.
5. Systemet genererer en fil med de valgte journaler som du kan hente og åbne.
Hvordan laver jeg enny skabeloni journalmodulet/dokumentationsmodulet?
1. Klik på **Skabelon** i venstre sidebar.
2. Klik på **Opret skabelon**
3. Indtast nu alle oplysninger på din skabelon
Hvordan vedhæfter jeg en fil i journalmodulet/dokumentationsmodulet – fx i en anamnese eller note, hvis jeg skal gemme et bilag på klienten?
1. Gå til **Dokumentation** i systemet.
2. Klik på **+Nyt Notat**
3. Under notevisningen finder du sektionen **Vedhæftede filer** *(standardvisningen er Anamnese)*.
4. Klik på **Upload fil** under Vedhæftede filer.
5. Find og markér den ønskede fil på din computer og klik på **Åbn**.
6. Afslut ved at klikke på **Gem og luk** – dine ændringer og den vedhæftede fil gemmes korrekt.
## Kalender
Hvordan registrerer jeg ferie i kalenderen?
Der findes to metoder afhængigt af om det drejer sig om en kortere eller længere periode.
***
**Kort ferieperiode**
Ved korte ferieperioder anbefales det at bruge **dagsnotefunktionen**:
1. Gå til **Kalender**.
2. Naviger til den uge du ønsker at holde ferie i.
3. Klik på den tomme blå bjælke på den ønskede dag lige under datovisningen *(kaldet: dagsnote)*.
4. Udfyld rubrikken **Evt. afvigelse** (fx 08:00–08:00).
5. Klik **Gem**.
Gentag for hver dag du ønsker fri.
***
**Længere ferieperiode**
Ved længere ferieperioder kan du oprette en fiktiv klient kaldet **Ferie** og booke denne i kalenderen:
1. Opret en klient med navnet **Ferie**.
2. Book en aftale med Ferie-klienten på de dage du holder fri:
* Start ved dagens begyndelse, fx kl. **08:00**
* Angiv varighed svarende til en fuld arbejdsdag, fx **480 minutter** ved 8 timer
3. Klik på **Gem aftale + ny** og gentag for de øvrige feriedage.
På den måde undgår du at andre booker tider i din kalender under ferien, og det er nemt at få overblik over fraværet.
Hvorfor hænger nye aftaler sammen med færdige forløb i kalenderen?
Kalenderaftaler er ikke direkte koblet til en specifik sag, men til klientens ID. Når du åbner en sag via en kalenderaftale, leder systemet automatisk efter en eksisterende sag for klienten med samme behandler som den der er tilknyttet aftalen.
Systemet følger denne logik:
1. **Samme behandler** – Findes en sag med samme behandler som kalenderaftalen, åbnes denne, uanset om sagen er afsluttet eller ej.
2. **Flere matchende sager** – Er der flere sager med samme behandler, åbnes den senest oprettede – eller den der stadig er åben, hvis nogle er afsluttet.
3. **Ingen match på behandler** – Findes der ingen sag med samme behandler, men en sag uden tilknyttet behandler, åbnes denne – igen uanset om den er afsluttet.
En ny kalenderaftale kan derfor føre til åbning af en tidligere afsluttet sag, hvis den opfylder ovenstående kriterier.
**Løsning**
Ønsker du at nye aftaler ikke kobles på gamle eller afsluttede forløb, kan det være nødvendigt at oprette en ny sag og/eller sikre at den relevante behandler er tilknyttet korrekt.
## Udskrifter
Kan I forklare, hvad min dagseddel viser på udskriften?
**Sådan genererer du udskrifter i ClinicCare**
1. Klik på **Udskrifter** i venstre hovedmenu.
2. Vælg udskriftstype – du ser en liste med muligheder, fx Dagseddel, Fakturaliste og andre rapporter.
3. Angiv filtre:
* Vælg **datointerval**
* Udfyld øvrige felter der vises for den valgte udskriftstype
4. Klik på **Dan udskrift** – systemet genererer rapporten som fil.
5. Når download er færdig, kan du åbne eller gemme rapporten lokalt.
***
**Kolonner i dagseddelen**
| Kolonne | Beskrivelse |
| ------------ | ------------------------------------------------------- |
| **Debitor** | Navn eller kundenummer (fx Martin F Andersen) |
| **Fakt.nr.** | Fakturanummer |
| **Beh.** | Behandlingskode (fx PSYK for psykolog) |
| **Tekst** | Beskrivelse af ydelsen (fx "Individuel konsultation") |
| **Beløb** | Samlet beløb for ydelsen (ekskl. moms, hvis relevant) |
| **Moms** | Momsbeløb *(står ofte som 0,00 i sundhedssektoren)* |
| **Sygesik** | Beløb dækket af sygesikringen *(ofte 0,00 hvis privat)* |
## Prisliste
Hvordan laver jeg en ny pris i systemet?
1. Gå til **Indstillinger** i venstre menu.
2. Klik på **Prisliste**.
3. Klik på **Tilføj ny pris**.
4. Udfyld oplysninger:
* **Kode** – kort navn på ydelsen (internt)
* **Navn** – det fulde navn på ydelsen (vises til klienter)
5. Vælg de relevante felter for **Gruppe**, **Fagområde** og **Enhed**.
6. Angiv **pris og periode**.
7. Klik på **Gem/Luk**.
8. Tilføj Danmark-kode:
* Åbn den netop oprettede pris igen
* Indtast den relevante kode
* Klik på **Gem/Luk**
9. Afslut ved at klikke på **Opdater**.
Den nye ydelse/pris er nu tilføjet og vises i din prisliste.
## Søgefeltet
Hvordan søger jeg hurtigt efter en klient eller faktura i ClinicCare?
Med **søgekoder** kan du hurtigt finde præcist det du leder efter i ClinicCare – uden at skulle klikke dig frem.
**Sådan bruger du søgekoderne**
1. Klik i søgefeltet øverst til højre i ClinicCare.
2. Indtast søgekoden, fx **F1234** eller **K5678**.
3. Tryk **Enter** eller klik på det ønskede søgeresultat.
***
**Find klientnummeret**
Klientnummeret findes nederst til venstre på klientens stamkort, ved siden af knappen **Gem/Luk**. Formatet ser fx sådan ud:
`ID:1818005678 / 1818003096`
* Tallet **før skråstregen** er **klientnummeret**
* Tallet **efter skråstregen** er **sagsnummeret**
* Når du bruger søgekoden **K5678**, er det de **sidste 4 cifre** af klientnummeret – K5678 henviser i dette eksempel til klientnummer 1818005678
{% hint style="info" %}
Søgekoder sparer tid og klik – brug dem når du kender ID'et på forhånd.
{% endhint %}