30 mest stillede spørgsmål
Få svar på de 30 spørgsmål, som brugere oftest stiller om EG ClinicCare. Emnerne er listet i alfabetisk rækkefølge, eller du kan finde dem i oversigten til højre.
Breve
Hvor kan jeg finde breve, jeg allerede har åbnet?
Hvis du modtager breve/henvisninger, der er relateret til en klient, vil systemet automatisk overføre brevet til klientens stamkort, så du kan åbne brevet der. Derudover så vil breve/henvisninger også vises i 'Indbakken', som kan ses i menupunktet til højre. Hvis der er ulæste breve i indbakken skrives 'Ny post'. Når du åbner indbakken vises som standard 'Ej læste breve' - du kan øverst til højre søge efter tidligere modtagne breve eller f.eks. få vist de sidste X antal breve. Når du åbner et ulæst brev, så vil systemet automatisk sætte brevet til at være læst
Behandlerbooking
Hvordan opsætter jeg behandlerbooking i ClinicCare?
For at opsætte en bruger til Behandlerbooking, skal følgende trin gennemføres:
1. Registrér arbejdstider
Gå til Indstillinger → Brugere.
Sørg for at behandlerens arbejdstider er korrekt registreret.
2. Angiv online bookingtider
I samme menu angiver du hvornår behandleren skal være tilgængelig for online booking via Behandlerbooking.
3. Tilføj konsultationstyper
Gå til Indstillinger → Kalender → Tilføj ny konsultationstype.
Udfyld de relevante oplysninger for konsultationen.
Gør konsultationstypen aktiv.
Under fanen Beh. book vælger du om det er en første konsultation eller en opfølgende konsultation, så den vises korrekt i online booking.
4. Tilmeld klinikken til Behandlerbooking
Gå til Indstillinger → Tilmeldinger.
Vælg aftaletype og klik på Tilføj.
Udfyld følgende felter: CVR-nr., Klinik (skriv "1" hvis du kun har én klinik) og Startdato.
Når ovenstående trin er gennemført, vil brugeren være klar til at blive booket online via Behandlerbooking.
Epikriser
Hvordan finder jeg eller retter modtageren på en epikrise – fx hvis den skal sendes til en anden afdeling eller EAN-adresse?
(Trin 1 kan springes over, hvis epikrisen allerede er åben.)
Gå til klientens sag, find epikrisen og klik på den lille notesblok yderst til højre i linjen for at åbne den.
Øverst til venstre ses modtagerfeltet – klik på den lille lup ved siden af.
I det vindue der åbnes, indtast EAN-nummer eller gadenavn på den ønskede modtager.
Klik på lup-ikonet til højre for tekstfeltet for at søge.
Tryk ikke Enter på tastaturet – det giver en fejlbesked om manglende valg af modtager.
Klik på linjen med den ønskede modtager for at markere den.
Klik på Vælg for at bekræfte valget.
Faktura
Hvordan laver jeg en kreditnota?
Følg disse trin for at oprette en kreditnota:
Gå til Klienter i venstre menu i ClinicCare.
Find klienten ved hjælp af søgefeltet.
Åbn stamkortet ved at klikke på klientens navn.
Find konsultationen du ønsker at kreditere.
Markér konsultationen ved at klikke på den – den bliver grå når den er markeret.
Klik på Slet markerede – knappen findes lige ved siden af Opdater.
Systemet opretter nu automatisk en kreditnota for den markerede konsultation.
Alternativ metode
Skulle ovenstående ikke fungere, kan du oprette en kreditnota manuelt:
Klik på Tilføj Kons.
Find tilsvarende ydelseskode.
Skriv -1 i Antal-feltet.
Klik på Tilføj.
Kan jeg slette en behandling uden at oprette en kreditnota – og hvordan gør jeg det?
Følg disse trin for at fjerne en konsultation fra en klient:
Gå til Klienter i venstre menu i ClinicCare.
Søg og vælg klienten ved hjælp af søgefeltet øverst.
Find konsultationen og klik på den blå pil under Ret ud for den konsultation du vil slette.
Sæt følgende felter til 0:
Sygesikringsandel
Anden betaler
Klientandel
Heraf moms i alt
Fakturanummer
Klik på Gem/Luk.
Åbn konsultationen igen og klik på Slet nederst.
Når du har slettet konsultationen, fjernes den helt fra klientens historik.
Hvordan sender jeg en PSYK 125-vurdering via ClinicCare?
Send vurderingen som PDF
Hvis du har oprettet vurderingen i ClinicCare, kan du sende den som PDF via sikker mail:
Find vurderingen i klientens sag og klik på den lille notesblok yderst til højre i linjen for PSYK 125.
Klik på Udskriv øverst i dokumentet for at gemme vurderingen som PDF.
Send PDF'en via sikker digital post, fx via Virk.dk – Digital Post eller e-Boks.dk.
Sørg altid for at modtageren har adgang til sikker digital post, inden du sender.
Send fakturaen
Gå til fanen Anden betaler.
Klik på luppen for at søge efter en modtager.
Vælg modtageren:
Klik på den ønskede modtager
Klik på Vælg
Afslut med Gem og luk
Opret fakturaen:
Gå til Faktura → Ikke faktureret
Markér PSYK-vurderingen
Klik på Opret faktura
Klik på Send faktura for at sende.
Hvorfor ses der en restance på min sygesikringsafregning – og hvorfor er der difference mellem hvad jeg har fået udbetalt og hvad der står i ClinicCare?
En restance skyldes typisk at betalingen fra regionen endnu ikke er registreret i systemet. For at registrere betalingen skal du bruge stamkortet Sygesikringen/Regionen. Klik på Betaling og indtast oplysningerne om det beløb du har modtaget fra regionen. Når betalingen er registreret, vil restancen forsvinde.
Der kan være flere grunde til en difference mellem det udbetalte beløb og det der vises i ClinicCare:
Scenarie 1 – Sygesikringspakken viser et højere beløb end det udbetalte
Sygesikringspakken under Forsendelser → Sygesikring er et live-system. Hvis der oprettes en ny konsultation med en behandlingsdato inden for pakkens gyldighedsperiode efter pakken er sendt, vil den stadig blive vist i pakken – selvom den faktiske faktura og afregning er korrekt.
For at se det korrekte og endelige beløb indsendt til regionen anbefales det at bruge stamkortet Sygesikringen/Regionen. Det finder du ved at søge på det, ligesom du ville søge efter en klient.
Scenarie 2 – En eller flere konsultationer er blevet afvist af regionen
Hvis regionen har afvist én eller flere indberettede konsultationer, kan det også forklare differencen. Du skal i så fald rette i de pågældende konsultationer. Bemærkninger fra regionen om afviste ydelser kan ses direkte på de enkelte afvisninger.
Hvordan får jeg vist alle skyldige/forfaldne fakturaer?
Klik på Faktura i menuen under Forsendelser i venstre side af skærmen.
Vælg fanen Skyldige/Forfalden øverst i billedet.
Du får herefter en oversigt over alle fakturaer der er forfaldne og endnu ikke betalt.
Kan I tjekke, om min faktura til Danmark er sendt?
Din faktura er sendt til Sygeforsikring Danmark, hvis der vises et grønt DK ud for konsultationen i ClinicCare. Det grønne DK indikerer at oplysningerne er sendt korrekt fra systemet.
Har du spørgsmål vedrørende udbetaling eller behandling af din sag, anbefales det at kontakte Sygeforsikring Danmark direkte:
Telefon: 70 10 90 70
Hjemmeside: sygeforsikring.dk (log-ind kræves for at sende e-mail)
Hvad gør jeg med en returregning, når der er en anden åben henvisning?
Tjek om der er en tidligere henvisning der ikke er opbrugt. Findes der en sådan, kan konsultationerne flyttes over på denne henvisning.
Flyt konsultationer til en anden henvisning
Gå ind på den sag du vil flytte konsultationer fra.
Klik på Ret (blå pil) ud for den konsultation der skal flyttes.
Klik i feltet Sag.
Vælg den henvisning du vil flytte konsultationen til.
Klik på Gem/Luk.
Gentag for de resterende konsultationer du vil flytte.
Gensend konsultationerne til regionen
Gå til Sygesikring.
Åbn den ikke-sendte periode.
Klik på Tilføj gammel kons. nederst til højre.
Søg klienten frem på fødselsdato eller CPR-nummer.
Markér de ydelser der skal gensendes og klik på Vælg.
Når alt ser korrekt ud, send perioden til regionen.
Hvordan kan jeg se, om en faktura er blevet sendt til forsikringsselskabet – og hvornår den blev sendt?
Gå ind på patientens eller forsikringens stamkort.
Klik på fanen Faktura.
Du får en oversigt over alle eksisterende fakturaer med følgende kolonner: Fakturanr. – Dato – Udskrevet – Sendt – Total – Restance – Rykker nr. – Rykkedato
Er fakturaen sendt, vil der stå en dato under kolonnen Sendt – det er datoen for afsendelse.
Hvorfor står min faktura som delvist betalt, når der ikke er registreret nogen betaling?
Dette skyldes typisk at en betaling ikke er koblet direkte til den relevante faktura. Når betalinger – særligt fra forsikringsselskaber – ikke tilknyttes korrekt, kan det medføre dobbeltregistreringer, forkerte restancer og urigtige saldi.
Forsikringsselskaber fungerer ofte som fællesbetalere for flere klienter. Systemet kan ikke automatisk afgøre hvilken faktura betalingen tilhører – derfor er det vigtigt at du manuelt angiver den korrekte faktura når du registrerer betalinger.
Sådan registrerer du betalingen korrekt
Gå til anden betalers stamkort.
Vælg fanen Betalinger.
Find den relevante betaling.
Markér den faktura betalingen skal knyttes til (ét klik er nok – undgå dobbeltklik).
Klik på Gem betaling.
Er betalingen allerede registreret forkert?
Gå til anden betalers stamkort.
Vælg fanen Betalinger.
Fjern alle betalinger der ikke er knyttet til en faktura.
Registrér betalingerne på ny og markér den korrekte faktura.
Klik på Gem betaling.
Hvorfor står der 0 kr. på min faktura, eller hvorfor kan jeg ikke udskrive den?
Hvis en faktura allerede er oprettet, må du ikke ændre fakturamodtageren direkte og genbruge fakturanummeret – det vil ødelægge fakturaen og gøre at den ikke længere kan åbnes.
Følg i stedet disse trin for at flytte fakturanummer og beløb korrekt til den rette betaler:
Klik på Faktura → Egenskaber / Send faktura.
Klik på lup-ikonet i feltet Modtager.
Klik på Vælg patient – eller vælg forsikringsselskabet hvis det er en anden betaler.
Klik på Gem/Luk.
Beløbet og fakturanummeret flyttes nu korrekt over på den valgte modtager.
Hvordan ændrer jeg betalingsfristen på en eksisterende faktura i ClinicCare?
Gå til Klienter i venstre menu.
Søg og vælg den relevante klient.
Åbn stamkortet og klik på Faktura for at se oversigten.
Klik på Egenskaber / Send faktura.
Ændr betalingsfristen til den ønskede dato.
Ændringen gemmes automatisk når du sender eller lukker fakturaen.
Forsikring/Sygesikring
Hvordan registrerer jeg betaling fra forsikring eller anden betaler?
Når du modtager en betaling der henviser til et fakturanummer (fx Faktura 1234), skal du fremsøge den relevante faktura.
Indtast fakturanummeret i søgefeltet hvor du normalt søger efter klienter – skriv fx f1234.
Du vil nu få vist både klienten og den tilknyttede anden betaler i søgeresultaterne. Klik på anden betaleren.
Klik på knappen Betaling.
I det nye vindue finder du den faktura betalingen vedrører.
Klik én gang på den relevante linje så den markeres med grå baggrund.
Vælg betalingsdato og betalingsmåde i felterne.
Afslut ved at klikke på Gem betaling.
Hvordan opsætter jeg afregning med PenSam/Danica i ClinicCare?
Gå til klientens stamkort og sæt feltet Indberet til DK til Ja, andre.
Gå til fanen Anden betaler og klik på lup-ikonet ud for Regningsmodtager.
Klik på fanen Forsikringsselskab.
Vælg PenSam via Danmark eller Danica via Danmark (disse er allerede oprettet).
Tilføj konsultationen (beløbet vil blive vist under Andre).
Fakturer konsultationen – den bliver herefter automatisk indberettet ved næste afregningskørsel.
Kan I hjælpe med at finde den rette DK-kode?
Vi kan desværre ikke vejlede i hvilken DK-kode der skal benyttes. Vi henviser til D-service.dk, som er et selvbetjeningsområde for behandlere hvor du bl.a. kan indberette regninger og skrive til Danmark.
Kontakt Sygeforsikring Danmark direkte for vejledning om hvilken DK-kode der skal anvendes til de forskellige ydelser:
Telefon: 33 46 26 00
Mail: via D-service.dk (kræver login)
Hvorfor kan jeg ikke se aftaler eller behandler for Tryg/Pension Danmark?
Hvis Tryg/Pension Danmark ikke kan se behandlerens ledige tider, kan det skyldes én af følgende årsager:
1. Kalenderen er fuldt booket
Tjek behandlerens kalender for at sikre at der stadig er ledige tider i den ønskede periode. Hvis kalenderen er fuldt booket, vil der ikke blive vist ledige tider.
2. Ingen aktive konsultationstyper med korrekte oplysninger
Gå til Indstillinger → Kalender → Konsultationstyper.
Sørg for at de relevante konsultationstyper er oprettet og sat som aktive.
Tjek at konsultationstyperne er korrekt konfigureret så de kan bookes via Tryg/Pension Danmark – herunder de rigtige bookingindstillinger og synlighed.
Hvordan sætter jeg systemet op til at afregne med Sygeforsikringen Danmark?
For at kunne afregne med Sygeforsikringen Danmark skal du først være registreret som behandler med et DK-ydernummer.
Opsætning per klient
Gå til klientens stamkort.
Sæt feltet Indberet til DK til Ja, medlem.
Fakturer behandlingerne via Faktura → Ikke-faktureret → Opret faktura.
Konsultationerne indberettes herefter automatisk til Danmark – så længe der oprettes en faktura for hver konsultation.
Tjek indberetningen
Du kan kontrollere om konsultationerne er med i næste afregning ved at gå til: Forsendelser → Danmark → Åbn den øverste pakke med status 'Ikke sendt'
Hvis opsætningen er korrekt, bør konsultationerne fremgå her.
Hvordan gensender jeg en sygesikringsafregning?
Gå til Forsendelser i venstre sidemenu og udvid den så du kan se Sygesikring.
Klik på Sygesikring og åbn pakken med status Ikke sendt (som regel den øverste).
Klik på Tilføj gammel kons.
Søg klienten frem via CPR-nummer eller navn.
Find den ønskede konsultation og klik på Vælg.
Konsultationen tilføjes nu til pakken og vises med grøn markering – den er klar til afsendelse.
Journal
Hvordan udskriver jeg et journalnotat fra systemet?
Skift til Listevisning ved at klikke øverst i journalmodulet for at ændre visningen fra Typevisning til Listevisning.
Klik på Printerikonet i venstre side.
Sæt flueben ved de journalnotater du vil udskrive.
Klik på Print valgte til højre.
Systemet genererer en fil med de valgte journaler som du kan hente og åbne.
Hvordan laver jeg en ny skabelon i journalmodulet/dokumentationsmodulet?
Klik på Skabelon i venstre sidebar.
Klik på Opret skabelon
Indtast nu alle oplysninger på din skabelon
Hvordan vedhæfter jeg en fil i journalmodulet/dokumentationsmodulet – fx i en anamnese eller note, hvis jeg skal gemme et bilag på klienten?
Gå til Dokumentation i systemet.
Klik på +Nyt Notat
Under notevisningen finder du sektionen Vedhæftede filer (standardvisningen er Anamnese).
Klik på Upload fil under Vedhæftede filer.
Find og markér den ønskede fil på din computer og klik på Åbn.
Afslut ved at klikke på Gem og luk – dine ændringer og den vedhæftede fil gemmes korrekt.
Kalender
Hvordan registrerer jeg ferie i kalenderen?
Der findes to metoder afhængigt af om det drejer sig om en kortere eller længere periode.
Kort ferieperiode
Ved korte ferieperioder anbefales det at bruge dagsnotefunktionen:
Gå til Kalender.
Naviger til den uge du ønsker at holde ferie i.
Klik på den tomme blå bjælke på den ønskede dag lige under datovisningen (kaldet: dagsnote).
Udfyld rubrikken Evt. afvigelse (fx 08:00–08:00).
Klik Gem.
Gentag for hver dag du ønsker fri.
Længere ferieperiode
Ved længere ferieperioder kan du oprette en fiktiv klient kaldet Ferie og booke denne i kalenderen:
Opret en klient med navnet Ferie.
Book en aftale med Ferie-klienten på de dage du holder fri:
Start ved dagens begyndelse, fx kl. 08:00
Angiv varighed svarende til en fuld arbejdsdag, fx 480 minutter ved 8 timer
Klik på Gem aftale + ny og gentag for de øvrige feriedage.
På den måde undgår du at andre booker tider i din kalender under ferien, og det er nemt at få overblik over fraværet.
Hvorfor hænger nye aftaler sammen med færdige forløb i kalenderen?
Kalenderaftaler er ikke direkte koblet til en specifik sag, men til klientens ID. Når du åbner en sag via en kalenderaftale, leder systemet automatisk efter en eksisterende sag for klienten med samme behandler som den der er tilknyttet aftalen.
Systemet følger denne logik:
Samme behandler – Findes en sag med samme behandler som kalenderaftalen, åbnes denne, uanset om sagen er afsluttet eller ej.
Flere matchende sager – Er der flere sager med samme behandler, åbnes den senest oprettede – eller den der stadig er åben, hvis nogle er afsluttet.
Ingen match på behandler – Findes der ingen sag med samme behandler, men en sag uden tilknyttet behandler, åbnes denne – igen uanset om den er afsluttet.
En ny kalenderaftale kan derfor føre til åbning af en tidligere afsluttet sag, hvis den opfylder ovenstående kriterier.
Løsning
Ønsker du at nye aftaler ikke kobles på gamle eller afsluttede forløb, kan det være nødvendigt at oprette en ny sag og/eller sikre at den relevante behandler er tilknyttet korrekt.
Udskrifter
Kan I forklare, hvad min dagseddel viser på udskriften?
Sådan genererer du udskrifter i ClinicCare
Klik på Udskrifter i venstre hovedmenu.
Vælg udskriftstype – du ser en liste med muligheder, fx Dagseddel, Fakturaliste og andre rapporter.
Angiv filtre:
Vælg datointerval
Udfyld øvrige felter der vises for den valgte udskriftstype
Klik på Dan udskrift – systemet genererer rapporten som fil.
Når download er færdig, kan du åbne eller gemme rapporten lokalt.
Kolonner i dagseddelen
Debitor
Navn eller kundenummer (fx Martin F Andersen)
Fakt.nr.
Fakturanummer
Beh.
Behandlingskode (fx PSYK for psykolog)
Tekst
Beskrivelse af ydelsen (fx "Individuel konsultation")
Beløb
Samlet beløb for ydelsen (ekskl. moms, hvis relevant)
Moms
Momsbeløb (står ofte som 0,00 i sundhedssektoren)
Sygesik
Beløb dækket af sygesikringen (ofte 0,00 hvis privat)
Prisliste
Hvordan laver jeg en ny pris i systemet?
Gå til Indstillinger i venstre menu.
Klik på Prisliste.
Klik på Tilføj ny pris.
Udfyld oplysninger:
Kode – kort navn på ydelsen (internt)
Navn – det fulde navn på ydelsen (vises til klienter)
Vælg de relevante felter for Gruppe, Fagområde og Enhed.
Angiv pris og periode.
Klik på Gem/Luk.
Tilføj Danmark-kode:
Åbn den netop oprettede pris igen
Indtast den relevante kode
Klik på Gem/Luk
Afslut ved at klikke på Opdater.
Den nye ydelse/pris er nu tilføjet og vises i din prisliste.
Søgefeltet
Hvordan søger jeg hurtigt efter en klient eller faktura i ClinicCare?
Med søgekoder kan du hurtigt finde præcist det du leder efter i ClinicCare – uden at skulle klikke dig frem.
Sådan bruger du søgekoderne
Klik i søgefeltet øverst til højre i ClinicCare.
Indtast søgekoden, fx F1234 eller K5678.
Tryk Enter eller klik på det ønskede søgeresultat.
Find klientnummeret
Klientnummeret findes nederst til venstre på klientens stamkort, ved siden af knappen Gem/Luk. Formatet ser fx sådan ud:
ID:1818005678 / 1818003096
Tallet før skråstregen er klientnummeret
Tallet efter skråstregen er sagsnummeret
Når du bruger søgekoden K5678, er det de sidste 4 cifre af klientnummeret – K5678 henviser i dette eksempel til klientnummer 1818005678
Søgekoder sparer tid og klik – brug dem når du kender ID'et på forhånd.
Last updated