'Søg tid'-funktionen

En effektiv måde at finde nye tider på er at bruge 'Søg tid'-funktionen. Funktionen giver det bedste overblik over en klientens aftaler. Du finder funktionen ved at klikke på <Søg tid>-knappen øverst til højre.

Du kan åbne 'Søg tid'-funktionen uafhængigt af, hvad du er i gang med. det betyder, at du fx kan stå på et stamkort, og hvis telefonen ringer, og du skal booke en tid, kan du blot klikke på <Søg tid> øverst og gennemføre bookingen.

Når du har søgt klienten frem, åbnes et vindue, som er opdelt i følgende områder:

1. Øverst i midten vises kriterier, der bruges til at søge nye tider.

2. Nederst vises en liste med aftaler.

Nedenfor beskrives de forskellige funktioner, som ovenstående vindue giver adgang til:

Klienten vil gerne slette sin tid

• Fjern X´et i kolonnen 'Aftalt' til venstre

Klienten vil gerne flytte sin tid:

• Vælg konsultationstype og varighed

• Ændr evt. behandler (ClinicCare foreslår de initialer, der står som 'behandler' på den seneste aktive sag. Hvis der ikke findes nogen behandler, anvendes login-initialerne).

Aftaleinterval: Her angives det antal uger, der skal være mellem behandlingerne/aftalerne. ClinicCare gemmer dette på klienten. For klienter, hvor man har anvendt 'Aftaleinterval'/'Gentagelser', vil systemet komme med en advarsel på sagsbilledet, hvis der ikke er registreret nye aftaler efter 4 uger (serveren tester dette hver nat). Hvis man vil undgå denne besked, skal man skrive "0" i feltet 'Aftaleinterval' og derefter klikke på <Gem/ændringer>.

Søg fra: Her vælges den dato, der skal søges tider fra.

Fra kl.: Her vælges det klokkeslæt, klienten ønsker af tid (ClinicCare foreslår automatisk -2 timer i forhold til det aktuelle klokkeslæt). ClinicCare vil søge inden for fire timer efter det valgte tidspunkt. Hvis der ikke findes en ledig tid inden for dette tidsrum, vil ClinicCare søge op til fire timer mere.

Ugedag: Her kan man fravælge eventuelle ugedage, som der ikke skal søges tider i.

Gentagelser: Hvis klienten skal have mere end én aftale, kan man under 'Gentagelse' angive, hvor mange aftaler der skal oprettes. ClinicCare vil derefter foreslå flere grupper af aftaler, hvor mellemrummet mellem dem svarer til det antal uger, der er angivet i 'Aftaleinterval'.

Tillad konflikt: Hvis 'Tillad konflikt' afkrydses, betyder det, at systemet tildeler klienten en tid på det ønskede klokkeslæt uden at tage hensyn til, om der allerede ligger andre aftaler i forvejen. Denne metode er mest hensigtsmæssig, hvis man f.eks. vil tildele en klient 100 aftaler på samme tid. Evenuelle konflikter på man så efterfølgende rydde op i ved at gennemgå kalenderen. Hvis man har behov for at slette alle disse aftaler igen, er den hurtigste metode at åben <Søg tid>-vinduet igen, fjerne markeringen for alle aftaler, der skal slettes, og derefter klikke på <Gem Ændringer>.

Søg Nye tider: Hvis du klikker på <Søg Nye tider>, vil systemet i listen nederst (udover de aktuelle tider øverst) vise forslag til de nye tider. Vær her opmærksom på, at de foreslåede tider matcher de kriterier, du tidligere har valgt i 'det blå felt' i 'Søg tid'-funktionen (se nedenstående).

For de foreslåede tider vises igen 'Kons.type'. Du kan nu til- og fravælge tider ved at sætte eller fjerne krydset i 'Aftalt'-kolonnen. En flytning foretages ved at fjerne X´et i en af de aktuelle aftaler og sætte et X i en af de foreslåede tider. Hvis systemet skal lave gentagelser, angiver du i 'Gentagelse'-kolonnen, hvilken gentagelse der er tale om.

Når du vil gemme ændringerne, klikker du på <Gem Ændringer>. Hvis du derimod IKKE klikker på <Gem Ændringer>, men foretager en ny søgning, bliver ændringerne ikke gemt. Når du er færdig, kan du klikke på <Luk>-knappen.

Bemærk: For at få det fulde udbytte af 'Søg Tid'-funktionen, skal der være defineret arbejdstider/pauser. Se afsnittet Indstillinger > Kalender.