Beskeder

Her finder du en samlet guide til opsætning og brug af beskeder i ClinicCare. Lær hvordan du tilpasser beskedprofiler, styrer påmindelser og sikrer bedre kommunikation med dine klienter.

ClinicCare kan hjælpe dig med at gøre din hverdag endnu lettere og samtidig give dine klienter en endnu bedre service. Brug af SMS-påmindelser opfattes af kunderne som en ekstra god service og medvirker til at reducere antallet af udeblivelser.

Der betales en stk.-pris (inkl. moms) per afsendt SMS:

• SMS Danmark: 0,625 kr. (2016) (0,5 kr. ekskl. moms)

• SMS udland: 1,5 kr. per stk.

• Abonnement: 0 kr.

Klinikken styrer selv, hvilke klienter der skal modtage påmindelser. Hvis man ønsker at begrænse udgifterne til påmindelser, kan man derfor nøjes med at vælge de personer, der skal modtage en SMS-påmindelse. For at sende en påmindelse skal følgende være opfyldt:

På patientstamkortet kan du under feltet 'Påmindelse' vælge, om patienten ønsker at modtage en påmindelse inden en aftale i klinikken.

Beskedprofiler

Hvis du klikker på Indstillinger > Beskeder under menupunktet til venstre, kan du oprette og tilpasse forskellige beskedprofiler. Her bestemmer du, hvilke påmindelser der skal sendes, hvornår de skal sendes, og hvilke regler der skal gælde for de forskellige typer aftaler.

Her kan du definere, om påmindelsen kun skal sendes på hverdage, og om den skal være aktiv.

Derudover skal du udfylde feltet <Kort navn på klinik>. Her indtaster du det navn, der skal bruges til at identificere klinikken i beskederne. Navnet bruges typisk i SMS-teksten – f.eks. "Husk din aftale i Trivselsklinikken" eller "Bekræftelsen på aftale hos Hans Hansen".

Hvis du nu klikker på ikonet under <Ret> til venstre, åbnes vinduet nedenfor. Her kan du i detaljer definere, hvordan påmindelser skal sendes til dine klienter. Nedenfor gennemgås de forskellige funktioner i vinduet:

Vær opmærksom på, at hvis beskeden fylder mere end 160 tegn, vil den blive delt i to SMS'er, som afregnes som to SMS'er.

Send aftale-bekræftelse: Her angives, om klienten skal modtage en bekræftelse umiddelbart efter, at aftalen er registreret.

Sende påmindelse: Her vælger du, om der skal sendes en påmindelse – og i givet fald, hvornår påmindelsen skal sendes.

Send via: Her vælger du, om påmindelsen skal sendes via SMS eller e-mail.

Send 'Ej mødt' besked: Når du i ClinicCare registrerer, at en klient ikke er mødt, kan systemet automatisk sende en bestemt besked til klienten. Bemærk, at systemet kun sender påmindelser til klienter, der har en defineret beskedprofil.

Send besked i tidsrummet: Her vælger du, i hvilket tidsrum beskederne må sendes. Uanset hvilket tidsrum du vælger, vil der dog aldrig blive sendt beskeder før kl. 12 søndag formiddag.

Send kun hverdage: Påmindelser sendes ikke i weekenden, men i stedet typisk om fredagen for mandagens aftaler.

Oplys tid +/- min: Hvis klienten eksempelvis skal have oplyst en tid, der er 10 minutter tidligere end den faktiske tid i kalenderen, kan du skrive '-10'.

Bemærk: Hvis påmindelsesprofilen anvender SMS, skal der være registreret et mobiltelefonnummer. Der kan også sendes SMS'er til udlandet (taksten er her lidt højere). Ved udenlandske telefonnumre husk at sætte '+' eller '00' samt landekode foran nummeret.

Standardtekst

Standardteksten i en SMS-påmindelse kan eksempelvis være: "Husk din aftale hos Rosenhøjklinikken torsdag den 3. august klokken 12:30. Denne SMS kan ikke besvares."

Hvis klinikken ønsker en anden opbygning af beskederne, kan I selv foretage ændringer under menuen Indstillinger > Skabeloner. Her kan du øverst i højre hjørne vælge forskellige typer beskeder og tilpasse indholdet, så det passer til jeres klinik og klienter - se nedenfor.

Før påmindelser tages i brug, er det altid en god idé at teste påmindelsen ved at sende en til sig selv, så man kan sikre, at ordlyden er korrekt.

Bemærk!

Der forekommer tilfælde, hvor klienter nægter at betale udeblivelsesgebyr, hvis de mener, at de ikke har modtaget en påmindelse. Da der kan opstå tekniske forhold, som gør, at en besked ikke når frem – og fordi man ikke kan bevise, at en klient har modtaget en SMS – skal påmindelser altid betragtes som en ekstra service.

Det betyder, at klienter altid kan hævde, at de ikke har fået påmindelsen. Informér derfor klienten om, at en påmindelse kun er et tilbud og ikke en garanti. Ansvaret for at møde til aftalen ligger altid hos klienten.